Legalny kantor kryptowalut: 7 kwestii prawnych, o których musisz pamiętać

Kryptowaluty weszły do mainstreamu i raczej go nie opuszczą. Jeżeli prowadzisz kantor kryptowalutowy lub zamierzasz go otworzyć, przeczytaj o jakich kwestiach prawnych powinieneś pamiętać! Ten artykuł to przepis na legalny kantor kryptowalutowy!

Jakie usługi będzie świadczył twój kantor kryptowalutowy i w jakim modelu?

Zanim jednak przejdziemy do kwestii prawnych, pomyśl o kwestiach biznesowych. Musisz odpowiedzieć sobie m.in. na te pytania:

• Jakie usługi zamierzasz świadczyć – czy tylko wymianę kryptowalut, czy może też pożyczki?
• Kim będą Twoi klienci – czy tylko konsumenci, czy także przedsiębiorcy?
• Czy będziesz prowadził działalność tylko stacjonarnie czy może także online?
• Czy zamierzasz oferować krypto-karty, zakup kart paysafe, etc?
• Czy będziesz działał przez bitomaty?
• Czy zamierzasz świadczyć dla klientów usługę „przechowania” kryptowalut?
• Jak zapewnisz sobie płynność?
• Czy będziesz działał w ramach franczyzy, czy może samodzielnie?
• Czy przewidujesz program afiliacyjny, specjalne produkty dla stałych klientów/zniżki dla minerów, etc.
• W jaki sposób będziesz weryfikował adresy (tzw. whitelistning / blacklistning)

Ufff, jest trochę kwestii do przemyślenia. Odpowiedzi na większości z tych pytań mają znaczenie nie tylko dla Twojego biznesu, ale i dla dokumentacji prawnej, którą musisz zgromadzić.

Poniżej przedstawiam Ci listę wybranych kwestii prawnych i dokumentów, o których musisz pomyśleć prowadząc legalny kantor kryptowalutowy.

1. Legalny kantor kryptowalut to: Rejestracja w rejestrze działalności z zakresu walut wirtualnych

Od 31.10.2021 r. działalność firm kryptowalutowych może być wykonywana tylko po uzyskaniu wpisu do rejestru działalności w zakresie walut wirtualnych.

Warunki wpisu do rejestru firm kryptowalutowych:

1. brak karalności: zarządu, prokurenta, beneficjenta rzeczywistego, osoby rzeczywiście zarządzającej biznesem krypto w ramach spółki
2. zarząd musi mieć „wiedzę lub doświadczenia związane z obszarem kryptowalut”. Ta wiedza lub doświadczenie muszą być udokumentowane.

Ten warunek jest spełniony, gdy:

• dana osoba ukończyła szkolenia bądź kurs obejmujący prawne lub praktyczne zagadnienia związane z działalnością w zakresie walut wirtualnych lub
• dana osoba wykonywała przez okres co najmniej roku, czynności związane z działalnością w zakresie walut wirtualnych.

W praktyce – najlepiej mieć szkolenie – najłatwiej jest to udowodnić.

Już 25 marca 2022 r. organizuję takie szkolenie – przeczytaj o szczegółach?

2. Legalny kantor kryptowalut to: Przygotowanie i wdrożenie pełnej dokumentacji i procedur AML

Każda firma zajmująca się sprzedażą i zakupem kryptowalut lub pośrednicząca w takiej sprzedaży jest traktowana jako instytucja obowiązana.

Kantor kryptowalut jako instytucja obowiązana – co to oznacza w praktyce?

Oznacza to, że musisz stosować środki bezpieczeństwa finansowego – m.in. posiadać stosowną dokumentację, identyfikować swoich klientów i weryfikować źródło pochodzenia ich majątku. Musisz także raportować do GIIF niektóre transakcje.

Kantor kryptowalutowy (i inne krypto-biznesy, będące IO), muszą posiadać (i stosować w praktyce) m.in. takie dokumenty:

1. Wewnętrzny regulamin (procedura) przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu wraz z załącznikami:
   1. Procedura Anonimowego Zgłaszania Naruszeń.
   2. Wzór oświadczenia o zapoznaniu się z Procedurą.
   3. Wzór oświadczenia dla Klienta lub Beneficjenta Rzeczywistego w zakresie zajmowania eksponowanego stanowiska politycznego.
   4. Szczegółowa analiza ryzyka działalności instytucji obowiązanej – przygotowana specjalnie dla firmy zajmującej się kryptowalutami
2. Uchwała o przyjęciu regulaminu (procedury) wewnętrznej przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
3. Ankieta Poznaj Swojego Klienta z indywidualną oceną ryzyka.

Więcej o obowiązkach firm kryptowalutowych w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML) przeczytasz w moim artykule: Nowe przepisy AML a działalność w zakresie kryptowalut.

O tym jak ocenianie są kantory kryptowalut przez GIIF możesz przeczytać w krajowej ocenie ryzyka dostępnej tutaj.

3. Legalny kantor kryptowalut to: Szkolenia zespołu z zakresu AML

Jednym ze środków bezpieczeństwa finansowego jest szkolenie dla twoich współpracownik i dla osoby odpowiedzialnej (tj. wybranej w ramach Twojej firmy osoby odpowiadającej za przestrzeganie obowiązków wynikających z ustawy o AML).

Takie szkolenia mają pomagać stosować przyjęte przez Ciebie procedury i wypełniać Twoje obowiązki jako instytucji obowiązanej.

Osobiście zalecam żeby takie szkolenie odnawiać przynajmniej raz w roku.

4. Legalny kantor kryptowalut to: Przygotowanie regulaminu świadczenia usług / ewentualnie umowy dla klientów „niestandardowych”

Jeżeli wiesz jakie usługi oferujesz klientom, powinieneś przygotować regulamin świadczenia Twoich usług. Pozwoli to klientom na zapoznanie się z ich prawami.

Jeżeli świadczysz usługi przez Internet, to taki regulamin jest „must have”.

Jeżeli zamierzasz także współpracować z klientami premium, zalecam spisywanie osobnych umów.

5. Legalny kantor kryptowalut to: Wystąpienie z wnioskiem o interpretację indywidualną (lub wiążącą informację stawkową – WIS)

Wiem, że część z was czuje się pewniej, kiedy zasady opodatkowania zostały potwierdzone przez Ministerstwo Finansów (a właściwie przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, bo to on wydaje interpretacje).

Dlatego, jeżeli zamierzasz otworzyć kantor, albo już go prowadzisz to możesz wystąpić z wnioskiem o interpretację indywidualną.

We wniosku możesz zapytać o kwestie związane z podatkiem dochodowym, takie jak zasady rozpoznawania przychodu czy kosztów. Możesz zapytać także o kwestie związane z VAT – czy dane usługi, które świadczysz korzystają ze zwolnienia i jaka jest podstawa ich opodatkowania.

Ma to szczególne znaczenie, kiedy obok działalności kantoru kryptowalutowego prowadzisz także inną działalność (np. informatyczną).

Pamiętaj, że na interpretację indywidualną czeka się do 6miesięcy a na WIS nawet do roku.

Dlatego do czasu otrzymania interpretacji dobrze jest działać w oparciu o opinię doradcy podatkowego

6. Legalny kantor kryptowalut to: Przygotowanie dokumentacji i wytycznych dla księgowej

Pamiętaj, że legalnie działający kantor kryptowalut powinien także w odpowiedni sposób ewidencjonować swoje transakcje – jest to niezbędne do prawidłowego rozliczenia i prowadzenia ksiąg.

Odpowiednie dokumentowanie pozwoli także Twoim klientom bez obaw dokonywać transakcji – klienci nie będą się bali, że dowody zakupu zostaną zakwestionowane przez US.

7. Legalny kantor kryptowalut to: Przygotowanie i wdrożenie dokumentacji RODO oraz szkolenie pracowników

Skoro zajmujesz się kryptowalutami, to wiesz, że kwestie związane z ochroną danych osobowych będą super istotne dla Twoich klientów. Musisz więc pamiętać o prawidłowym wdrożeniu RODO.

W praktyce będziesz potrzebował m.in.:

1. polityki ochrony danych;
2. polityki prywatności;
3. procedury postępowania w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych;
4. wzoru umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych;
5. wzorów zgód i upoważnień

Legalny kantor kryptowalut – podsumowanie

Jak widzisz, kantor kryptowalut musi spełnić szereg wymogów żeby działać zgodnie z prawem. Jeżeli potrzebujesz pomocy w jakimś aspekcie, napisz do mnie!

Zachęcam się także do oglądnięcia jednego z webinarów, które przeprowadziłam:] na moim kanale na YT.

https://www.youtube.com/channel/UCHaqqyzEvwz1pAwFZ7_9Eaw